1. Quem somos
A Ciclea é uma marca de NN CONSULTORIA LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 52.173.426/0001-40, com sede em Rua João Henrique Gonçalves, 313, Lagoa da Conceição, Florianópolis - SC, CEP 88062-300. Contato: +55 (48) 99986-1668 e contato@ciclea.com.br.
Esta Política explica como tratamos dados pessoais, nos termos da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a LGPD). Ela vale para o site ciclea.com.br e para a plataforma da Ciclea.
2. A quem esta Política se aplica
- Pacientes das clínicas que usam a Ciclea e que recebem mensagens da clínica pelo WhatsApp.
- Clínicas clientes e as pessoas que as representam (sócios, gestores e equipe).
- Visitantes do site e pessoas que entram em contato com a Ciclea.
3. Quem decide sobre os dados (controladora e operadora)
Dados dos pacientes: a clínica é a controladora. É ela quem decide quais dados compartilhar e para quais campanhas. A Ciclea é a operadora: tratamos os dados apenas para prestar o serviço à clínica, seguindo as instruções dela e o acordo de tratamento de dados assinado entre as partes. Os dados de pacientes de uma clínica são usados somente nas campanhas dessa mesma clínica.
Dados das clínicas, de seus representantes e de quem fala com a Ciclea: nesses casos, a Ciclea é a controladora.
4. Quais dados tratamos
Pacientes (dados enviados pela clínica ou gerados na conversa)
- Nome e número de telefone (WhatsApp).
- Procedimentos realizados na clínica, datas dos atendimentos e orçamentos não fechados.
- Mensagens trocadas com a assistente virtual da clínica, incluindo áudios e a transcrição deles, e as preferências de dia e turno informadas.
- Dados do pagamento do sinal: identificação do pagador, valor, data e situação do pagamento, e o código do voucher. Os dados bancários são tratados pela instituição de pagamento; a Ciclea não recebe senhas nem dados completos de conta.
O histórico de procedimentos estéticos pode ser considerado dado pessoal sensível (dado referente à saúde). Por isso, ele é tratado com cuidados adicionais de segurança e acesso restrito.
Clínicas e seus representantes
- Razão social, CNPJ, endereço e dados de contato da clínica.
- Nome, e-mail, telefone e dados de acesso de quem usa a plataforma.
- Informações da clínica usadas no atendimento: procedimentos, preços, políticas, horários e materiais enviados.
Visitantes do site e contatos
- O site não usa cookies de publicidade nem ferramentas de rastreamento. O provedor de hospedagem registra dados técnicos de acesso (como endereço IP, data, hora e navegador), por segurança e para cumprir o Marco Civil da Internet.
- Se você falar com a gente por WhatsApp ou e-mail, tratamos seu nome, contato e o conteúdo da mensagem.
5. Para que usamos os dados
- Enviar aos pacientes, em nome da clínica, lembretes de retorno e ofertas de campanhas da própria clínica, no momento indicado pelo ciclo de cada procedimento.
- Conversar com o paciente por meio de uma assistente virtual, que se identifica como virtual, tira dúvidas não clínicas e anota a preferência de horário.
- Processar o pagamento do sinal, emitir o voucher e avisar a recepção da clínica para confirmar a data.
- Mostrar à clínica os resultados das campanhas e o histórico de cada atendimento.
- Atender pedidos de descadastro e garantir que quem pediu para sair não receba novas mensagens.
- Melhorar a qualidade do atendimento. Quando conversas são usadas como exemplo de boas práticas, os dados pessoais são removidos antes.
- Prestar o serviço às clínicas, cumprir o contrato, emitir cobranças e cumprir obrigações legais.
No caso dos pacientes, a base legal de cada tratamento é definida pela clínica, como controladora. Nos demais casos, tratamos dados para executar contratos, cumprir obrigações legais e regulatórias, exercer direitos e, quando aplicável, com base no legítimo interesse, sempre respeitando seus direitos.
O que não fazemos: não vendemos dados pessoais, não usamos os pacientes de uma clínica em campanhas de outra e não enviamos mensagens para listas compradas.
6. Com quem compartilhamos
Compartilhamos dados apenas na medida necessária para prestar o serviço, com:
- Provedores de WhatsApp: a Meta (WhatsApp Business Platform) e o parceiro oficial (provedor de soluções de negócios) que conecta a clínica à API oficial do WhatsApp.
- Provedores de inteligência artificial: que processam o texto das conversas e a transcrição de áudios para gerar as respostas da assistente virtual.
- Provedores de pagamento: a instituição de pagamento que processa o Pix do sinal.
- Provedores de hospedagem e banco de dados: serviços de nuvem onde o site e a plataforma funcionam e onde os dados ficam armazenados.
- A própria clínica: que acessa as conversas e os resultados dos seus pacientes.
- Autoridades públicas: quando houver obrigação legal ou ordem judicial.
Alguns desses provedores podem armazenar ou processar dados fora do Brasil. Nesses casos, a transferência internacional é feita conforme o artigo 33 da LGPD e as normas da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
7. Por quanto tempo guardamos
- Dados de pacientes: enquanto durar o contrato com a clínica. Após o fim do contrato, os dados são excluídos ou devolvidos à clínica em até 90 dias, salvo quando a lei exigir que sejam guardados por mais tempo.
- Quem pediu descadastro: guardamos apenas o número de telefone em uma lista de bloqueio, para garantir que a pessoa não receba novas mensagens.
- Registros de pagamento: pelo prazo exigido pela legislação fiscal e contábil.
- Registros de acesso ao site e à plataforma: por 6 meses, conforme o Marco Civil da Internet.
- Dados das clínicas: durante o contrato e, depois, pelo prazo necessário para cumprir obrigações legais e exercer direitos.
8. Como protegemos os dados
Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados: conexões criptografadas (HTTPS), acesso restrito por senha e por função, separação dos dados de cada clínica, guarda de chaves de acesso fora do código e registro das operações. Nenhum sistema é totalmente imune a falhas; se ocorrer um incidente de segurança que possa trazer risco aos titulares, a clínica e, quando cabível, a ANPD e os titulares serão comunicados.
9. Seus direitos
Pela LGPD, o titular dos dados pode pedir, a qualquer momento:
- confirmação de que tratamos seus dados e acesso a eles;
- correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a lei;
- portabilidade dos dados;
- eliminação dos dados tratados com base no consentimento e revogação do consentimento;
- informação sobre com quem os dados foram compartilhados;
- oposição a tratamentos feitos em desacordo com a lei;
- revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado.
Se você é paciente de uma clínica: você pode fazer seu pedido diretamente à clínica ou à Ciclea. Como a clínica é a controladora, encaminharemos o pedido a ela e ajudaremos no atendimento.
10. Como pedir exclusão ou descadastro
- Para não receber mais mensagens: basta responder à mensagem da clínica pedindo para sair (por exemplo, escrevendo “SAIR”). O descadastro vale na hora e para sempre.
- Para pedir acesso, correção ou exclusão dos seus dados: escreva para contato@ciclea.com.br com o assunto “Privacidade”, informando seu nome, o número de telefone e, se souber, a clínica. Podemos pedir uma confirmação de identidade para proteger seus dados. Respondemos em até 15 dias.
Se entender que seu pedido não foi atendido, você também pode apresentar uma reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
11. Canal de privacidade
Dúvidas sobre esta Política ou sobre o tratamento de dados pessoais podem ser enviadas para contato@ciclea.com.br ou pelo telefone +55 (48) 99986-1668.
12. Alterações desta Política
Podemos atualizar esta Política para refletir mudanças no serviço ou na lei. A data da última atualização fica sempre no topo desta página. Mudanças relevantes serão comunicadas às clínicas clientes.
Veja também os Termos de Uso.